Software für private Vermieter
Nebenkostenabrechnung online erstellen. Nachvollziehbar.
Für Vermieter mit Eigentumswohnung oder Mehrfamilienhaus: Hausgeldabrechnung und Rechnungen hochladen, umlagefähige Nebenkosten prüfen, nach Verteilerschlüssel auf Ihre Mieter umlegen und die fertige Betriebskostenabrechnung als PDF erstellen.
Derzeit kostenlos nutzbar · Für Wohnraum in Deutschland · Jede Position entscheiden Sie selbst
Was gehört in die
Abrechnung?
Wohnung: 80 m² von 400 m²
Eine Hausgeldabrechnung ist noch keine Nebenkostenabrechnung.
Die Jahresabrechnung der WEG enthält auch Kosten, die nur Sie als Eigentümer tragen – etwa Verwaltervergütung, Reparaturen oder die Erhaltungsrücklage. Für die Abrechnung an Ihre Mieter müssen Sie die umlagefähigen Positionen herauslösen, den richtigen Schlüssel wählen und die Vorauszahlungen gegenrechnen. Nebenkostenwerk macht diese Schritte sichtbar und überprüfbar.
In vier Schritten zur Nebenkostenabrechnung.
Ein klarer Ablauf statt verstreuter Excel-Tabellen. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf – und vor dem Abschluss liegt die Entscheidung bei Ihnen.
- 01
Unterlagen hochladen
Hausgeldabrechnung der WEG, Rechnungen von Versorgern oder die Heizkostenabrechnung Ihres Messdienstleisters, etwa von ista, Techem oder Brunata. Erkannte Kostenpositionen landen gesammelt an einem Ort.
Hausgeldabrechnung · Rechnungen · Heizkostenabrechnung
- 02
Umlagefähige Kosten prüfen
Die Software schlägt Kategorie und Umlagefähigkeit nach der Betriebskostenverordnung vor. Sie sehen jede Position und entscheiden, was in die Abrechnung gehört und was Eigentümerkosten bleiben.
Vorschläge prüfen · Positionen korrigieren
- 03
Nach Verteilerschlüssel umlegen
Nach Wohnfläche, Personen, Einheiten, Verbrauch, Anteil laut WEG-Abrechnung oder direkt zugeordnet. Der Mietzeitraum – auch bei Auszug mitten im Jahr – und die geleisteten Vorauszahlungen werden berücksichtigt.
Verteilerschlüssel · Mietzeitraum · Vorauszahlungen
- 04
Prüfen und als PDF erstellen
Prüfhinweise zeigen fehlende Angaben vor dem Abschluss. Die Vorschau zeigt Kosten, Mieteranteil und Ergebnis – Nachzahlung oder Guthaben. Die abgeschlossene Abrechnung erhalten Sie als PDF für Ihre Mieter.
Prüfhinweise · Vorschau · PDF
Alles, was eine Betriebskostenabrechnung braucht.
Verteilerschlüssel je Kostenart
Für jede Position den passenden Umlageschlüssel wählen: nach Wohnfläche, Personen, Einheiten, Verbrauch, Prozent oder direkt.
Heizkosten und CO₂-Kosten
Die Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters übernehmen und die CO₂-Kosten nach dem Stufenmodell zwischen Mieter und Vermieter aufteilen.
Vorauszahlungen und Ergebnis
Monatliche Vorauszahlungen erfassen. Die Abrechnung zeigt für jeden Mieter, ob eine Nachzahlung oder ein Guthaben entsteht.
Mieterwechsel im Jahr
Bei Ein- oder Auszug während des Abrechnungszeitraums werden die Kosten zeitanteilig auf das jeweilige Mietverhältnis verteilt.
Abrechnungsfrist im Blick
Sie sehen, bis wann die Abrechnung beim Mieter sein muss, und vergleichen die Kosten mit dem vorherigen Zeitraum.
Versionen und Versand
Abgeschlossene Abrechnungen bleiben als Version erhalten. Den Versand an Ihre Mieter dokumentieren Sie direkt dazu.
Automatisch vorbereitet. Von Ihnen entschieden.
Die Dokumentenerkennung hilft beim Erfassen. Ein Vorschlag bleibt ein Vorschlag: Beträge, Kategorien und Umlage lassen sich vor der Berechnung prüfen und korrigieren.
Keine stillen Entscheidungen
Erkannte Positionen bleiben sichtbar und bearbeitbar.
Eigentümerkosten im Blick
Verwaltung oder Reparatur werden nicht einfach in Mieterpositionen versteckt.
Rechenweg statt Rätsel
Verteilung, Mieteranteil und Vorauszahlungen werden nachvollziehbar dargestellt.
Welche Nebenkosten sind umlagefähig?
Auf Mieter umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung (BetrKV) – und nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht. Die wichtigsten Kostenarten im Überblick.
Umlagefähig nach § 2 BetrKV
- Grundsteuer
- Wasserversorgung und Entwässerung
- Heizung und Warmwasser
- Aufzug
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Allgemeinstrom und Beleuchtung
- Schornsteinreinigung
- Gebäude- und Haftpflichtversicherung
- Hauswart
- Einrichtungen für die Wäschepflege
- Sonstige Betriebskosten, wenn im Mietvertrag benannt
Nicht umlagefähig – das tragen Sie als Eigentümer
- Verwaltungskosten und Verwaltervergütung
- Instandhaltung und Reparaturen
- Erhaltungsrücklage der WEG
- Bank- und Kontoführungsgebühren
- Kabel-TV-Gebühren seit 1. Juli 2024
- Kostenanteil leerstehender Wohnungen
Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Was Sie im Einzelfall umlegen dürfen, hängt von Ihrem Mietvertrag ab.
Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung.
Fristen, Umlage, Verteilerschlüssel – und was Nebenkostenwerk für Sie übernimmt.
Mehr im RatgeberWie erstelle ich eine Nebenkostenabrechnung als Vermieter?
Sie sammeln alle Kostenbelege des Abrechnungszeitraums, trennen umlagefähige Betriebskosten von Eigentümerkosten, verteilen jede Kostenart nach dem vereinbarten Verteilerschlüssel auf die Wohnungen und ziehen die Vorauszahlungen des Mieters ab. Das Ergebnis ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Nebenkostenwerk führt Sie Schritt für Schritt durch diesen Ablauf und erstellt die Abrechnung als PDF.
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB) – für das Kalenderjahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Kommt die Abrechnung später an, können Sie eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen. Nebenkostenwerk zeigt Ihnen die Frist für jeden Abrechnungszeitraum an.
Welche Nebenkosten darf ich auf Mieter umlegen?
Umlagefähig sind die Betriebskosten nach § 2 der Betriebskostenverordnung, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom und Gebäudeversicherung – sofern der Mietvertrag die Umlage vorsieht. Verwaltungskosten, Reparaturen und die Erhaltungsrücklage tragen Sie als Eigentümer selbst.
Welcher Verteilerschlüssel gilt, wenn im Mietvertrag nichts steht?
Dann werden die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (§ 556a BGB). Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, werden nach Verbrauch verteilt. Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch abgerechnet werden.
Wie rechne ich bei Auszug mitten im Jahr ab?
Jeder Mieter erhält eine eigene Abrechnung für seinen Mietzeitraum. Die Kosten werden zeitanteilig verteilt, Heizkosten in der Regel über eine Zwischenablesung. Abgerechnet wird trotzdem erst nach Ende des gesamten Abrechnungszeitraums.
Kann ich die Hausgeldabrechnung meiner WEG verwenden?
Ja, sie ist der übliche Ausgangspunkt für eine vermietete Eigentumswohnung. Weiterreichen sollten Sie sie aber nicht: Die Hausgeldabrechnung enthält auch nicht umlagefähige Kosten, und der Schlüssel der WEG ist nicht automatisch der Schlüssel Ihres Mietvertrags. Nebenkostenwerk liest die Positionen aus und lässt Sie jede einzelne prüfen.
Warum eine Software statt Excel-Vorlage oder Vordruck?
Eine Excel-Vorlage oder ein Vordruck rechnet nur, was Sie eintragen. Nebenkostenwerk erfasst die Belege, schlägt Umlagefähigkeit und Verteilerschlüssel vor, berücksichtigt Mietzeiträume und Vorauszahlungen und weist vor dem Abschluss auf fehlende Angaben hin. Der Rechenweg bleibt für jede Position sichtbar.
Was kostet Nebenkostenwerk?
Nebenkostenwerk ist derzeit kostenlos nutzbar. Sie können ein Konto registrieren und Ihre Abrechnungen direkt im Browser erstellen.
Für wen ist Nebenkostenwerk gedacht?
Für private Vermieterinnen und Vermieter mit einer bis etwa zwanzig Wohnungen in Deutschland – ob vermietete Eigentumswohnung in einer WEG oder kleines Mehrfamilienhaus.
Ersetzt Nebenkostenwerk eine Rechtsberatung?
Nein. Die Software hilft beim Erfassen, Verteilen und Berechnen. Erkannte Werte und Einordnungen sind Vorschläge, die Sie prüfen und ändern können. In rechtlichen Zweifelsfällen wenden Sie sich an eine Anwältin, einen Anwalt oder Ihren Vermieterverein.
Ihre nächste Nebenkostenabrechnung – nachvollziehbar erstellt.
Immobilie anlegen, Unterlagen hochladen und jede Position prüfen, bevor die Abrechnung an Ihre Mieter geht.