Nebenkostenwerk

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO und den geltenden nationalen Datenschutzbestimmungen (insbesondere BDSG).

Die Verarbeitung erfolgt zur:

• Bereitstellung unserer SaaS-Dienste
• Vertragserfüllung
• Gewährleistung der IT-Sicherheit
• Verbesserung unseres Angebots

3.1 Registrierungs- und Accountdaten

• Name
• E-Mail-Adresse
• Passwort (gehasht gespeichert)
• Vermieterangaben (z. B. Name, Anschrift und gegebenenfalls Bankverbindung)

Zweck: Accountverwaltung und Nutzung der Anwendung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

3.2 Immobilien-, Miet- und Abrechnungsdaten

• Namen und Anschriften von Vermietern und Mietern
• Angaben zu Immobilien, Wohnungen, Wohnflächen und Mietzeiträumen
• Kostenbelege, Hausgeld- und Heizkostenabrechnungen sowie daraus erkannte Positionen
• Kostenbeträge, Umlageschlüssel, Verbrauchswerte, Vorauszahlungen und Abrechnungsergebnisse
• Gegebenenfalls Abonnement- und Zahlungsstatusdaten; vollständige Kreditkarten- oder SEPA-Zahlungsdaten für kostenpflichtige Tarife verarbeitet Stripe und werden nicht von Nebenkostenwerk gespeichert
• In hochgeladenen Unterlagen enthaltene Namen, Kontaktdaten und Bankverbindungen
• Erstellte Nebenkostenabrechnungen und Versandvermerke

Zweck: Vorbereitung, Berechnung und Bereitstellung von Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnungen

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber dem Nutzer)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der SaaS-Plattform)

3.3 Technische Nutzungsdaten

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browser- und Geräteinformationen
• Login-Zeitpunkte und Aktivitätsprotokolle
• Logfiles

Zweck: Betriebssicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchserkennung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

3.4 Fehleranalyse und Stabilitätsüberwachung

Zur Sicherung des technischen Betriebs können Fehler- und Systemprotokolle verarbeitet werden.

Diese Protokolle dienen der Fehlerbehebung, Sicherheit und Stabilität der Anwendung und werden nicht zu Werbezwecken eingesetzt.

Hochgeladene Kostenbelege, Mieterangaben und Abrechnungs-PDFs werden nicht bewusst in Fehlerprotokolle aufgenommen.

Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie es für Betrieb und Fehlerbehebung erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).

Die Kernverarbeitung der Produktivdaten, insbesondere Immobilien-, Miet-, Kosten- und Abrechnungsdaten sowie hochgeladener Belege und erzeugter PDFs, erfolgt auf Servern innerhalb der EU bzw. des EWR. Backend, Produktivdatenbank und Dokumentenspeicher werden derzeit innerhalb der EU auf Infrastruktur von Hetzner betrieben. Die folgende Übersicht nennt eingesetzte Dienstleister sowie Stripe für künftig angebotene kostenpflichtige Tarife:

Für Anbieter innerhalb der EU/des EWR besteht ein Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit Anbieter mit Sitz in den USA eingesetzt werden, erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten vorrangig auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses gemäß Art. 45 DSGVO, insbesondere des EU-US Data Privacy Frameworks, sofern der jeweilige Empfänger aktuell zertifiziert ist. Ergänzend oder soweit erforderlich werden EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vereinbart. Der aktuelle Zertifizierungsstatus wird für jeden betroffenen Anbieter regelmäßig überprüft und dokumentiert.

Bei Nutzung der Dokumentenverarbeitung werden hochgeladene Kostenbelege oder Hausgeldabrechnungen (PDF oder Bilddateien) zur Erkennung von Kostenpositionen an die API von OpenAI, Inc., USA übermittelt.

Dabei können personenbezogene Daten übermittelt werden, die im Dokument enthalten sind, etwa Namen, Anschriften, Bankverbindungen oder Angaben zu Mietverhältnissen.

OpenAI verwendet API-Eingaben standardmäßig nicht zur Verbesserung oder zum Training von Modellen. API-Eingaben und -Ausgaben können nach Angaben von OpenAI grundsätzlich bis zu 30 Tage zur Bereitstellung der Dienste und zur Missbrauchserkennung aufbewahrt werden, soweit keine abweichende Aufbewahrungseinstellung oder gesetzliche Pflicht gilt.

Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO bzw. eines Angemessenheitsbeschlusses gemäß Art. 45 DSGVO, soweit anwendbar.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Weitere Informationen: openai.com/policies/privacy-policy

Zur Vorbereitung der Nebenkostenabrechnung verwenden wir Plausibilitätsprüfungen sowie die Berechnung von Kostenanteilen. Hierzu werden die eingegebenen Kosten, Mietzeiträume, Verteilerschlüssel und Vorauszahlungen verarbeitet. Die Ergebnisse müssen vom Nutzer geprüft werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Wenn künftig kostenpflichtige Tarife angeboten und gebucht werden, erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe Payments Europe, Limited, Irland.

In diesem Fall verarbeitet Stripe Zahlungsdaten im Checkout- und Abonnementprozess, insbesondere vollständige Kreditkarten- oder SEPA-Zahlungsdaten. Nebenkostenwerk speichert keine vollständigen Zahlungsinstrumentdaten, sondern nur die für Konto und Vertrag erforderlichen Abonnement- und Zahlungsstatusdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy

Derzeit setzen wir keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein.

Sollten solche Dienste künftig eingesetzt werden, informieren wir vorab in dieser Erklärung und holen eine erforderliche Einwilligung ein.

Für Anmeldung, Sitzung und Sicherheit verwenden wir technisch notwendige Cookies:

• Sitzungs- und Sicherheits-Cookies für die Anmeldung und den geschützten Nutzerbereich

Rechtsgrundlagen: § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Immobilien-, Miet-, Kosten- und Accountdaten bleiben während der aktiven Kontonutzung gespeichert.

Datenlöschung nach Kündigung

Vor einer Kontolöschung können Sie die verfügbaren Abrechnungs-PDFs und Belege selbst herunterladen.

• Eine Kontolöschung in der Anwendung ist nur ohne abgeschlossene Abrechnungen möglich.
• Nach bestätigter Kontolöschung werden die zugehörigen Immobilien-, Miet-, Kosten- und Dokumentendaten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Wenn abgeschlossene Abrechnungen vorhanden sind, ist die Kontolöschung in der Anwendung gesperrt; wenden Sie sich für weitere Fragen an den Support.

Nebenkostenwerk ersetzt keine eigene Aufbewahrung Ihrer Belege und Abrechnungen. Bitte sichern Sie benötigte Unterlagen vor einer Kontolöschung selbst.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten auf unserer Seite einer sofortigen Löschung entgegenstehen, werden betreffende Daten bis zum Ablauf dieser Pflicht gespeichert und anschließend unverzüglich gelöscht.

Soweit wir im Rahmen von Nebenkostenwerk personenbezogene Daten im Auftrag der Nutzer verarbeiten (Art. 28 DSGVO), gilt die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) ist Bestandteil des Nutzungsvertrags.

Mit der Registrierung und Nutzung der Plattform stimmen Sie der AVV elektronisch zu. Die AVV (Nebenkostenwerk – Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)) ist nach der Registrierung im Nutzerbereich der Plattform abrufbar.

Die AVV regelt insbesondere Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung, die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO.

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@email.nebenkostenwerk.de

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, insbesondere:

• TLS/HTTPS-Verschlüsselung aller Datenübertragungen
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Logische Mandantentrennung der Nutzerdaten
• Verschlüsselte Datensicherungen
• Monitoring und Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse
• Regelmäßige Sicherheitsupdates

Die vollständige Beschreibung unserer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) ist in Anlage 3 der AVV abrufbar.

Trotz aller technischen und organisatorischen Maßnahmen kann ein absoluter Schutz der Daten vor Zugriffen Dritter nicht vollständig garantiert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail.